En el mundo empresarial, la segregación de funciones es uno de los pilares fundamentales del control interno, que ayuda a prevenir fraudes y errores. La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), en su reporte global de 2024, destaca que el 42% de los fraudes en las organizaciones tienen lugar debido a deficiencias en el control interno, y uno de los mayores factores de riesgo es la inadecuada o nula segregación de funciones.
La segregación de funciones implica dividir responsabilidades clave entre diferentes personas o departamentos para asegurar que no haya una sola persona con control absoluto sobre todas las etapas de una transacción. La falta de esta segregación puede generar vulnerabilidades significativas, que son aprovechadas para cometer fraudes, como malversación de fondos, falsificación de documentos y manipulación de información financiera.
Fraudes internos: El personal puede manipular registros financieros o realizar transacciones no autorizadas sin ser detectado, ya que no hay otros controles para supervisar sus acciones.
Colusión: Cuando la falta de segregación se da entre áreas clave, como tesorería y contabilidad, se facilita la colusión entre empleados para defraudar a la empresa.
Errores no detectados: Sin segregación adecuada, los errores cometidos en las operaciones financieras pueden pasar desapercibidos, afectando la veracidad de los estados financieros.
El reporte de ACFE resalta que las organizaciones sin una clara división de funciones entre departamentos financieros y operativos presentan una mayor incidencia de fraude financiero, representando pérdidas promedio del 5% de los ingresos anuales.
Además, en más del 70% de los casos de fraude estudiados por ACFE, la falta de controles como la segregación de funciones permitió que los fraudes continuarán durante años sin ser detectados.
Según las buenas prácticas en la gestión del riesgo de fraude, las organizaciones deben:
Definir roles y responsabilidades: Asegurar que las personas no tengan acceso a todas las funciones críticas de una operación.
Establecer controles de supervisión: Implantar una revisión periódica de las funciones clave y establecer revisiones independientes.
Evaluación continua del riesgo: Realizar auditorías internas y externas que identifiquen vulnerabilidades en los controles y que se ajusten rápidamente a los cambios tecnológicos y operativos.
Canales de denuncia: Contar con canales de denuncia anónimos que permitan la comunicación de irregularidades sin represalias.
La falta de segregación de funciones incrementa significativamente el riesgo de fraude y otros errores financieros. La implementación de controles internos sólidos y la evaluación constante del riesgo son esenciales para prevenir estos problemas.
Les recomendamos revisar sus procesos internos y verificar que se estén cumpliendo con las mejores prácticas en control interno para garantizar la integridad de sus operaciones.
Quedamos a su disposición para cualquier consulta o asesoría en la implementación de estas medidas.
C.P.C. y CIE-AF Ximena Galicia
Directora de PLD y Forensic.
Octubre 2024